Gmail VS Outlook: แพลตฟอร์มไหนดีกว่ากัน

แพลตฟอร์มใดดีที่สุดและเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณมากกว่ากัน?เราจะมาเปรียบเทียบข้อมูลบริการอีเมลที่ใหญ่ที่สุดสองรายการนี้อย่างละเอียดเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน

แม้ว่าในช่วงที่ผ่านอีเมลจะกลายเป็นประเด็นที่มีการพูดถึงอย่างมากในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี และเราทุกคนก็ยังคงใช้มันเป็นวิธีการสื่อสารหลักอยู่นับตั้งแต่ได้เริ่มก่อตั้งในปี 2514 ในขณะเดียวกัน Slack, Zoom และ Microsoft Teams ก็ได้พิสูจน์ให้เห็นว่าพวกมันสามารถใช้งานง่ายสำหรับการทำงานร่วมกันในที่ทำงานและการสื่อสารภายใน ในหลายๆ ด้าน อย่างไรก็ตามอีเมลก็ยังคงเป็นตัวหลักสำคัญอยู่

แม้ว่าหลายคนจะเชื่อว่าอีเมลมีข้อเสียมากกว่าข้อดี แต่เราคงจะไม่พบการสิ้นสุดของระบบการสื่อสารประเภทนี้ในเร็วๆ นี้อย่างแน่นอน นั้นเป็นเพราะผลิตภัณฑ์ต่างๆ ยังคงพร้อมสำหรับการใช้งานของพวกเรา แต่คุณจะเลือกแพลตฟอร์มสำหรับการใช้งานอย่างไรเพื่อให้ได้ประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดและมั่นใจว่าคุณสามารถจัดการกับการสื่อสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ?

ผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมสองรายของโลก ได้แก่ Gmail ซึ่งพัฒนาโดย Google และ Microsoft Outlook ซึ่งทั้งสองระบบมีคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายและได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงดูดผู้ใช้ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตามทั้งสองระบบต่างก็มีข้อเสียเช่นกัน

ประวัติความเป็นมา

Google เปิดตัว Gmail ครั้งแรกเมื่อวันที่ 1 เมษายน พ.ศ. 2547 โดยให้บริการพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 1GB ซึ่งในเวลานั้นหลายคนมองว่าเป็นเพียงเรื่องขบขันในวันโกหกโลกเนื่องจากความจุนี้มีมากกว่าที่ Hotmail ซึ่งเป็นรุ่นก่อนของ Outlook มีให้ อย่างไรก็ตามการเปิดตัว Gmail ไม่ใช่เรื่องตลกอย่างที่หลายคนคิด อีกทั้งยังเป็นตัวจุดประกายการแข่งขันที่มีมาอย่างยาวนานหลายทศวรรษระหว่างทั้งสองแพลตฟอร์มอีกด้วย

Microsoft เปิดตัว Hotmail ไม่กี่ปีก่อนหน้านั้นในปี 2539 โดยบริการนี้ได้รับการเปลี่ยนชื่อเป็น MSN Hotmail และในปีถัดมาได้เปลี่ยนเป็น Windows Live Hotmail อีกครั้ง ซึ่งการเปลี่ยนโฉมใหม่ในปี 2539 พบว่าการบริการอีเมลใช้ชื่อเล่นของ Outlook.com หากแต่มีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีเพียง 2MB ซึ่งถือว่าเป็นความจุที่น้อยกว่าการนำเสนอครั้งแรกของ Gmail ในปี 2547 ถึง 500 เท่า อย่างไรก็ตามนับตั้งแต่นั้นมาความจุนี้ก็ได้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

อินเทอร์เฟซ

ในแง่สุนทรียภาพ ทั้ง Gmail และ Outlook.com แสดงอินเทอร์เฟซที่ดูสะอาดตา แตกต่างกันเพียงแค่ธีมสีเริ่มต้น โดย Gmail มีสีแดงและสีขาว ส่วน Outlook.com เป็นสีน้ำเงิน

Outlook.com ใช้ประโยชน์จากรูปแบบ Windows Modern หรือที่เรียกว่าอินเทอร์เฟซผู้ใช้ Metro ซึ่งได้ถูกใช้ใน Gmail ด้วยเช่นกัน จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ทั้งสองถูกมองว่ามันดูน่าเกลียดกว่าเดิม อย่างไรก็ตามการออกแบบ Gmail ใหม่ล่าสุดทำให้เราเห็นความสวยงามและเป็นประสบการณ์การการใช้งานของผู้ใช้ที่ดีขึ้น ซึ่งหากเทียบกับ Outlook.com ก็ถือว่ามีการพัฒนาที่ค่อนข้างดี โดยก่อนหน้านี้ Gmail ให้ความสำคัญกับความเรียบง่าย และแม้ว่าหลายคนจะอธิบายว่านี่เป็นความเรียบง่ายแต่โชคดีที่การออกแบบใหม่นี้ช่วยเพิ่มความรู้สึกให้น่าใช้ยิ่งขึ้น อีกทั้งยังคงรักษาความสามารถในการใช้งานที่ให้ผู้ใช้มีสมาธิกับอีเมลมากกว่าที่จะเผชิญกับสิ่งรบกวนใดๆ

การกำหนดบานหน้าต่างการอ่านใน Outlook.com จะถูกปิดโดยค่าเริ่มต้นแต่ก็สามารถเปิดใช้งานได้ค่อนข้างง่าย ในขณะเดียวกัน Gmail มีการกำหนดบานหน้าต่างการอ่านที่สามารถเปิดใช้งานผ่านเมนูการตั้งค่าด่วนได้ อีกทั้งยังสามารถปิดโดยค่าเริ่มต้นได้เฉกเช่นเดียวกับ Outlook.com แต่สามารถเปิดใช้งานได้ง่ายกว่า

โฟลเดอร์ ป้ายกำกับอีเมล์ และการค้นหา

สิ่งสำคัญที่ Gmail ทำเพื่อสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งคือการมีป้ายกำกับอีเมลแทนโฟลเดอร์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถติดแท็กข้อความด้วยป้ายกำกับหลายป้ายแทนที่จะใส่ลงในโฟลเดอร์เดียวได้ ในส่วนนี้ต้องชี้แจงเพื่อให้มีความเข้าใจมากยื่งขึ้นเพราะคนส่วนใหญ่ยังมีความเชื่อที่ว่า Gmail มีเพียงป้ายกำกับแต่ไม่มีโฟลเดอร์ ซึ่งแท้จริงแล้วไม่ใช่แบบนั้นเนื่องจากใครก็ตามที่ตั้งค่า Gmail ผ่านไคลเอนต์อีเมลแบบเดิม (ที่เคยมีประสบการ์ณจากการใช้ Outlook) ได้บ่งบอกให้คุณเห็นแล้วว่าป้ายกำกับเหล่านี้จะปรากฏเป็นโฟลเดอร์ในไคลเอนต์เหล่านั้น ยิ่งไปกว่านั้นหากคุณใช้ป้ายกำกับมากกว่าหนึ่งป้ายกับข้อความอีเมล ข้อความอีเมลนั้นจะปรากฏในหลายโฟลเดอร์

นอกจากนี้ Google ยังช่วยคัดกรองอีเมลไปยังกล่องจดหมายหลัก,โซเชียลและโปรโมชันโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถประหยัดเวลาในการคัดกรองข้อความสำคัญจากโฆษณาต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น

Outlook.com มีโครงสร้างโฟลเดอร์แบบเดิม แต่มีหมวดหมู่แทนป้ายกำกับ โดยป้ายเหล่านี้เป็นป้ายกำกับที่เข้มงวดที่สุดเนื่องจากเป็นแท็กสำหรับข้อความแทนที่จะเป็นโฟลเดอร์ย่อยๆ คุณสามารถใช้มันได้มากกว่าหนึ่งหมวดหมู่กับข้อความ แต่ในการทำเช่นนั้นจะไม่ย้ายข้อความไปไว้ในโฟลเดอร์ อย่างไรก็ตาม Outlook.com จะคัดกรองข้อความบางประเภทโดยอัตโนมัติ เช่น เอกสาร, รูปภาพ, จดหมายข่าว ฯลฯ ซึ่งเรียกกันว่าโฟลเดอร์ Quick View

การค้นหาอาจเป็นเหตุผลของการมีอยูู่ของ Gmail ที่เกิดขึ้นจากมาจากความคิดของวิศวกรผู้อยู่เบื้องหลังที่มีความคิดต้องการมีบริการอีเมลที่สามารถค้นหาได้ง่ายเหมือนกับการค้นหาบนอินเทอร์เน็ต

เพียงพิมพ์คำค้นหาลงในแถบค้นหาที่ด้านบนสุดของหน้าเว็บก็จะค้นพบสิ่งที่กำลังมองหา ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้วิธีการขั้นสูงเพิ่มเติมได้โดยพิมพ์คำสั่งลัดเช่น "from:" หรือ "to:"

Outlook.com มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการค้นหาที่คล้ายกันด้วยวิธีการขั้นสูงในการค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ซึ่งก็คือโฟลเดอร์ Quick View ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความได้ในทันที เช่น อีเมลสองสามฉบับสุดท้ายที่มีรูปภาพเป็นต้น การค้นหาสำหรับ Outlook.com นับว่ามีประสิทธิภาพที่ดีแต่ก็ไม่มีเรื่องน่าตื่นเต้นอะไร

การเชื่อมต่อ

Gmail รองรับทั้งระบบ POP และ IMAP ซึ่งหมายความว่าไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่ในระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่จะทำงานได้ดีกับบริการอีเมล หรือแม้แต่กระทั่งใน Microsoft Outlook ก็ใช้งานได้ดีเช่นกัน

Outlook.com ยังรองรับ POP และ IMAP (แม้ว่าในอดีตจะมีบางคนบ่นเกี่ยวกับปัญหาการเชื่อมต่อและการขาดการสนับสนุน IMAP แต่เราไม่พบปัญหาใดๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้) ยิ่งไปกว่านั้น Outlook.com ยังสามารถรองรับ ActiveSync ของ Microsoft ได้อีกเช่นกัน

เราได้ทำการทดสอบการตั้งค่าบัญชี Outlook.com และ Gmail บนไคลเอนต์ปกติของ Outlook และธันเดอร์เบิร์ด โดยผลลัพธ์ที่แสดงออกมาดูเหมือนว่า Gmail จะตั้งค่าและเรียกอีเมลและโฟลเดอร์สำหรับไคลเอ็นต์ทั้งสองได้เร็วกว่ามาก

ข้อจำกัดของการจัดเก็บและไฟล์ที่แนบมา

Gmail ให้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB แต่จะนับรวมกันทัั้งใน Gmail และไดรฟ์ (แต่เมื่อไม่นานมานี้ Google ได้ย้ายไปให้พื้นที่เก็บรูปภาพแบบไม่จำกัดในขอบเขตที่ได้กำหนดไว้ให้) อย่างไรก็ตามคุณสามารถซื้อพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมได้

ด้าน Microsoft เองนั้นก็มีพื้นที่เก็บข้อมูลให้ผู้ใช้ฟรี 15GB ต่อบัญชี Outlook เช่นกัน ซึ่งก่อนหน้านี้ยังไม่มีความชัดเจนว่าคุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลเท่าใด ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 คุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูล 1TB เพื่อให้สามารถครอบคลุมผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Microsoft

นอกจากนี้ Gmail ยังมีข้อจำกัดในเรื่องขนาดของไฟล์แนบไว้ที่ขนาด 25MB (ซึ่งในที่นี้รวมถึงข้อความด้วย) และใช้เวลาอัปโหลดภาพนานขึ้น นอกจากนี้แอป Gmail ยังอนุญาตให้คุณสามารถอัปโหลดภาพได้เพียงครั้งละหนึ่งภาพเท่านั้น อย่างไรก็ตามรูปภาพจะแสดงเป็นภาพขนาดย่อซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่าคุณได้ส่งไฟล์ที่ถูกต้องและทราบว่าคุณได้รับอะไรบ้างก่อนที่จะดาวน์โหลด

ส่วนขยายและการผสมผสาน

ภายใน Gmail ผู้ใช้สามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะบางอย่างที่อาจทำงานตามที่คาดไว้หรือไม่ก็ได้ แต่จะต้องมีความเสถียรเพียงพอที่จะปล่อยให้ใช้งานได้ฟรีหากอยูนอก Google ซึ่งคุณลักษณะเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของ Google Labs ด้วยเหตุนี้มันจึงเป็นรายการทดลองก่อนที่จะออกวางจำหน่ายที่อาจต้องเสี่ยงต่อการใช้งานของผู้ใช้ ในความเห็นของผู้เขียนมองว่าบางเรื่องนั้นดี แต่บางอย่างก็มีประโยชน์เพียงน้อยนิด แต่ถึงอย่างนั้นเราก็ยังไม่เคยลองใช้ฟีเจอร์ที่พิสูจน์ว่ามันสามารถทำทุกอย่างได้

Gmail ไดัผสานรวมกับ Google Docs และ G Suite ที่กว้างขึ้น ซึ่งผลลัพธ์ของสิ่งนี้ทำออกมาได้ค่อนข้างราบรื่น ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการเปิดไฟล์แนบใน Google Apps เช่น เอกสารหรือชีตที่สามารถทำงานกับไฟล์เหล่านั้นแล้วบันทึกลงในไดรฟ์ทั้งหมดนี้ได้โดยไม่ต้องออกจากระบบของ Google

นอกจากนี้ Gmail ยังสามารถทำงานร่วมกับแอปของบุคคลที่สามได้ เช่น แอป CRM โดย Google นำเสนอ Apps Marketplace เพื่อเป็นช่องทางสำหรับ ISV ของบุคคลที่สามในการโปรโมทสินค้าของตนให้กับผู้ใช้ Gmail และที่สำคัญยิ่งไปกว่ากว่านั้นคือ Google Apps นอกจากนี้ Gmail ยังสามารถนำเข้ารายชื่อจากบัญชีโซเชียลมีเดียไปยังสมุดที่อยู่ของคุณได้ อีกทั้งคุณยังสามารถใช้ Google แปลภาษาภายในข้อความซึ่งเป็นตัวเลือกที่ขาดหายไปใน Outlook

Outlook.com อาจดูพัฒนาค่อนข้างช้าในส่วนของส่วนขยาย แต่ในตอนนี้ Microsoft ได้รวมเข้ากับแอป Microsoft 365 และ OneDrive อย่างสมบูรณ์เรียบร้อยแล้วรวมไปถึงฟังก์ชัน Add-in ของ Outlook ทั้งบนเดสก์ท็อป, เว็บและมือถือด้วยเช่นกัน โดยส่วนขยายเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนให้สามารถใช้งาน Office 365 ได้ ไม่ว่าจะเป็นใน Outlook 2013, Outlook 2016 for Mac หรือแม้แต่ Outlook บนเว็บ แต่อย่างไรก็ตามส่วนเสริมบางอย่างยังคงไม่สามารถใช้ได้กับข้อความหรืออุปกรณ์บางประเภท ซึ่งเราจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติม

ที่กล่าวว่า Outlook.com ช่วยให้เข้าถึง Word, Excel, PowerPoint และ OneNote Online ได้อย่างง่ายดาย รวมถึง Sway ที่ได้รับการยกย่องจาก Microsoft ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเรื่องราวแบบมัลติมีเดียได้

สแปม, ตัวกรองและการจัดการอีเมล

หลังจากได้ใช้ Gmail เป็นเวลาหลายปีเราสามารถสรุปได้ว่ามันสามารถทำการคัดกรองสแปมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยในหนึ่งปีมีเพียงครั้งหรือสองครั้งเท่านั้นที่อีเมลสแปมหนึ่งฉบับจะผ่านเข้ามาได้และการทำงานที่ผิดพลาดแทบจะไม่มีอยู่เลย นอกจากนี้ยังเป็นการดีสำหรับการกรองอีเมลที่ไม่ต้องการที่ไม่ใช่สแปม (หรือบางครั้ง เรียกว่า เบคอน)

Gmail จับคู่โฆษณากับเนื้อหาอีเมลซึ่งอาจรบกวนผู้ใช้บางราย แต่โดยปกติ โฆษณาเหล่านี้จะถูกกรองลงในแท็บโซเชียลหรือโปรโมชัน ซึ่งจะไม่รบกวนการใช้งานกล่องจดหมาย

การกรองอีเมลและสแปมของ Outlook.com มีความซับซ้อนน้อยกว่า (ส่วนใหญ่ต้องทำด้วยตนเอง) แต่มีคุณลักษณะบางอย่างที่ก้าวหน้ากว่า Gmail ซึ่งหนึ่งในคุณสมบัติดังกล่าวคือ การขจัดทิ้ง วิธีนี้สามารถกำจัดอีเมลทั้งหมดตั้งแต่สิบวันที่แล้วหรือเก็บอีเมลล่าสุดจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง หรือบล็อกอีเมลในอนาคตจากผู้ส่งได้

บทสรุป

ระหว่างสองแพลตฟอร์มนี้มีส่วนต่างเพียงเล็กน้อย ในส่วนของ Outlook.com นั้นมีฟีเจอร์ที่โดดเด่นไม่เพียงพอที่จะดึงดูดผู้ใช้จาก Gmail ในทางกลับกัน แม้ว่า Gmail อาจจะได้เปรียบในด้านการค้นหาอีเมลที่ใช้งานง่ายกว่า แต่ Outlook.com ก็ไม่ได้ด้อยไปกว่าเท่าไหร่นักเพราะมันมีการรวมเข้ากับชุดเพิ่มประสิทธิภาพที่กว้างขึ้นของ Microsoft อย่างไรก็ตามสำหรับการใช้งานทั่วไปในแต่ละวัน Gmail ยังคงเป็นแพลตฟอร์มอีเมลที่ยากที่จะเอาชนะได้

ที่มา: https://bit.ly/2Qwinkx